Czy warto organizować firmowe konferencje biznesowe?

Życie każdej szanującej się i poważanej na rynku firmy już dawno przestało ograniczać się jedynie do ośmiu godzin spędzonych w murach przedsiębiorstwa czy korporacji. Jeśli dany podmiot gospodarczy chce utrzymać się na rynku, musi pokazywać swoim klientem, a także pracownikom czy menadżerom, że oprócz zarabiania pieniędzy, chce coś światu przekazać, pokazać czy przedstawić. Do tego celu, wynajdowane są najrozmaitsze okazje zaprezentowania swoim klientom czegoś, co z różnych względów może nakłonić ich do skorzystania z usług właśnie tej firmy, a nie innej. Idealnym przyczynkiem do takiego stanu rzeczy są konferencje biznesowe, które choć nie są żadną nowością na rynku komercyjnym, to przeżywają aktualnie drugą, a może i nawet trzecią młodość. Czy warto je organizować? Co zyskuje podmiot podejmujący się takiego przedsięwzięcia a co potencjalny uczestnik lub klient? Poniżej najważniejsze aspekty eventu.

Traktujesz nas poważnie? Udowodnij to.

„Świecenie” ładnymi postaciami na banerach reklamowych, które z każdej możliwej strony krzyczą do nas, że jesteśmy dla nich najważniejsi, zdecydowanie nie wystarcza. Jeśli klient ma znaczenie dla firmy, firma musi dać mu tego namacalny dowód. Zamiast kolejnej kampanii reklamowej, tysięcznej ulotki czy dwusetnego banera, klient może pojawić się na konferencji biznesowej. W jakim celu miałby to zrobić? Dlaczego poświęcać cenny czas na wydarzenie organizowane przez inną firmę? Ano być może jest to dzień, w którym przedpremierowo zostanie zaprezentowany nam produkt, na który akurat czekaliśmy. Być może dowiemy się o możliwościach, promocjach czy technologiach, na które czekaliśmy i które pomogą nam usprawnić nasz własny biznes? Wreszcie, być może na takiej imprezie pojawią się inni klienci, kontrahenci, z którymi warto porozmawiać przy kieliszku szampana i przy okazji coś na tym skorzystać? W dobrym hotelu, z dobrą salą stworzoną do konferencji i dobrym cateringiem poczujemy, że organizator potraktował nas poważnie, co z kolei dobrze rokuje w kwestii przyszłych interesów. Jakie to proste, prawda?

Nie istnieje lepsza forma prezentacji

Po latach pandemicznego horroru, zaprezentowanie nowego produktu lub usługi na żywo jest wręcz zbawienne dla naszych kontaktów biznesowych. Jeśli dodatkowo z naszej konferencji zrobimy swoistą galę, i na przykład, wynajmiemy znaną osobę do roli konferansjera, to z konferencji zrobi nam się naprawdę udany i atrakcyjny wieczór. Scena, widownia a także dużo miejsca do luźnych rozmów między prezentacjami/prelekcjami/pokazami to doskonały pomysł na ekspozycję tego, co chcemy światu pokazać. Co więcej, nie musi być to impreza stricte komercyjna. Jako firma, możemy zwrócić uwagę na jakiś istotny element naszego życia społecznego (np. globalne ocieplenie, smog, ginące gatunki), co z pewnością pokaże „ludzką” stronę naszej korporacji i pozytywnie przełoży się na wizerunek firmy.

Czy warto organizować? Tak, z pomocą fachowców.

Bardzo ważnym aspektem organizacji konferencji biznesowych jest nieprzecenianie swoich możliwości w tym zakresie. Tak duża impreza (nieważne, czy dla kilkudziesięciu, czy kilkuset osób) to spore przedsięwzięcie wymagające znajomości technikaliów, możliwości transportowych i wszelkich innych. Jeśli nie orientujemy się w rynku cateringowym czy nagłośnieniowym, to być może najlepszym pomysłem jest zlecenie organizacji podmiotom, które zajmują się tym na co dzień. Pozornie wyższy koszt takiej decyzji szybko zwróci się w udanym evencie, zadowolonych uczestnikach i oszczędnościach z okazji braku potencjalnej katastrofy logistyczno-technicznej.